Een salarisadministratie is verplicht voor iedereen die personeel in dienst heeft. Welke documenten moet u volgens de regels van de Belastingdienst in uw loonadministratie bewaren? Wij hebben ze voor u op een rijtje gezet.

In uw salarisadministratie bewaart u, per medewerker, alle formulieren die nodig zijn om het loon plus andere uit te keren bedragen te berekenen, namelijk:

1. de loonstaat

Hierop staat alle gegevens van de medewerker die nodig zijn voor het berekenen van de loonheffing:

  • NAW-gegevens en burgerservicenummer,
  • loon (in geld en in natura),
  • fooien,
  • reiskostenvergoeding,
  • verschuldigde loonbelasting,
  • verzekeringspremies.

 

2.  de salarisstroken

Een medewerker ontvangt bij iedere loonbetaling een loonstrook. Dat kan maandelijks zijn, maar ook per vier weken. Wettelijk gezien bent u alleen verplicht om een schriftelijke salarisstrook te verstrekken bij de eerste salarisbetaling en bij een salarisbetaling die afwijkt. Op de salarisstrook moeten in elk geval staan:

  • zijn NAW-gegevens en Burgerservicenummer,
  • de gegevens van de werkgever,
  • het tijdvak waarover het salaris wordt uitbetaald,
  • het aantal contracturen,
  • het wettelijk minimumloon en het daadwerkelijke brutoloon,
  • de vakantierechten,
  • de samenstelling van het salaris (basissalaris, prestatiebeloning, compensatie overwerk en andere toeslagen en extra’s),
  • de Ingehouden loonbelasting, sociale premies en pensioen- en VUT-premies.

Daarnaast is het goed om ook zaken te vermelden als het aantal gewerkte dagen/uren, uitbetaalde onkostenvergoedingen, het SV-loon, het al dan niet toepassen van loonheffingskortingen, verrekende arbeidskortingen en eventuele werknemersverzekeringen.

Sinds 2010 is het toegestaan om loonstroken digitaal aan medewerkers te verstrekken, mits zij daar toestemming voor hebben gegeven.

3. de jaaropgave

Als werkgever bent u verplicht uw medewerkers jaarlijks voor 1 maart een totaaloverzicht van alle ontvangen (loon)betalingen en inhoudingen te verstrekken. De Belastingdienst schrijft voor dat de jaaropgave de volgende zaken bevat:

  • het loon dat de medewerker in het voorafgaande kalenderjaar ontvangen heeft,
  • het totaal aan ingehouden loonbelasting en premie volksverzekeringen,
  • het totaalbedrag van de verrekende arbeidskorting,
  • de code die aangeeft of de loonheffingskorting al dan niet is toegepast,
  • het Burgerservicenummer van de medewerker,
  • het loon voor de Zvw (Zorgverzekeringswet) plus de ingehouden bijdrage Zvw,
  • het totaalbedrag van de verrekende levensloopverlofkorting.

Er zijn geen regels voor de vormgeving van de jaaropgave. Wel heeft de Belastingdienst een model jaaropgave ontwikkeld, die u kunt downloaden.

4.  overzicht van vrijgestelde vergoedingen, uitkeringen en verstrekkingen

Als u medewerkers naast het salaris vergoedingen of uitkeringen verstrekt, dan moet u deze apart in de loonadministratie opnemen. Voorbeelden daarvan zijn vaste onkostenvergoedingen, reiskostenvergoedingen, vergoedingen voor het volgen van een studie of training, leningen, uitkeringen ter gelegenheid van een x-jarig dienstverband en geschenken in natura.

5. beschikkingen en/of verklaringen

Van de verklaringen of beschikkingen die medewerkers van de Belastingdienst hebben ontvangen bent u verplicht een kopie in uw salarisadministratie te bewaren, tot vijf jaar na beëindiging van het dienstverband. Zo bent u bijvoorbeeld verplicht om voor medewerkers die in het builenland wonen of die op de loonlijst van een buitenlandse onderneming staan een kopie van de detacheringsverklaring in uw loonadministratie op te nemen. Via de Sociale Verzekeringsbank kan een dergelijke verklaring aangevraagd worden [link naar http://www.svb.nl/int/nl/id/direct_regelen/e_101_aanvragen/].

6. loonbestanddelen in eindheffing

De Belastingdienst heft over bepaalde vormen van loon de loonbelasting en premie volksverzekeringen in de eindheffing. Deze wordt niet ingehouden op het loon van uw medewerker, maar komt voor uw rekening. Alle gegevens over de loonbestanddelen die onder de eindheffing vallen bewaart u in uw salarisadministratie.

7. afdrachtverminderingen

Op grond van de Wet vermindering afdracht loonbelasting en premie voor de volksverzekeringen (WVA) betaalt u in bepaalde situaties minder belasting en premies. De overheid wil hiermee werkgelegenheid stimuleren en onderzoek bevorderen. U kunt recht hebben op de volgende afdrachtverminderingen:

  • afdrachtvermindering speur- en ontwikkelingswerk: in de loonadministratie bewaart u de S&O verklaring (aan te vragen via www.rvo.nl) en legt u de uren vast van de werknemers die speur- en ontwikkelingswerk doen,
  • afdrachtvermindering zeevaart: hiervoor is het nodig om de namen, geboortedata en de nummers van de zeevarenden voor uw de afdrachtvermindering heeft toegepast te bewaren, plus de periode, de naam van het schip en, kopieën van de monsterrollen en de zeebrieven.

Er was ook een afdrachtvermindering onderwijs, maar deze is per 1 januari 2014 afgeschaft. Daar is de subsidieregeling praktijkleren  voor in de plaats gekomen.

Meer weten over het opzetten van een salarisadministratie? Wij helpen u graag verder.

 Terug naar overzicht

Section titel

Section content

Wij staan voor u klaar

Wij ondersteunen u graag bij vragen en nuttige informatie voor het gebruik van onze service.

Stuur een mail

Onze klantenservice zit voor u klaar (binnen 1 werkdag een reactie)

Bel 070 335 30 00

Op werkdagen van 08:30 tot 17:30 of laat u terugbellen

Nieuwsbrief

Meld u aan voor de gratis nieuwsbrief