Als werkgever bent u verplicht om de identiteit van uw medewerkers te controleren. In de praktijk merken we dat er nogal eens wat onduidelijkheid is over de wettelijke eisen. We hebben de belangrijkste zaken voor u op een rijtje gezet.

De Belastingdienst kan en mag controleren of u aan de eisen rond de identificatieplicht voldoet en kan eventueel een boete opleggen: als u geen kopie (meer) heeft van het identiteitsbewijs van een medewerker kan deze boete oplopen tot 42% van het salaris. Belangrijk dus om ervoor te zorgen dat u uw zaken goed op orde heeft.

Eisen bij indiensttreding

Wanneer u een medewerker of een stagiair in dienst neemt, bent u verplicht naar een geldig identiteitsbewijs te vragen, namelijk:

  • Nederlands paspoort of een paspoort/id-kaart van de EU en EER landen. Paspoorten van andere landen zijn alleen toegestaan als ze een geldige sticker voor verblijf hebben.
  • Nederlandse identiteitskaart
  • Nederlands reisdocument voor vluchtelingen
  • Nederlands reisdocument voor vreemdelingen

Een rijbewijs voldoet hiervoor dus niet. Daar staan namelijk geen gegevens over nationaliteit en verblijfstatus op.

Bewaarplicht

In uw administratie legt u het type document plus het nummer vast, en bewaart u een kopie van het identiteitsbewijs. Deze moet u tot minimaal 5 jaar na het einde van het kalenderjaar waarin het dienstverband is beëindigd bewaren. De kopie wordt nooit vervangen door een meer recent exemplaar, ook niet als het identiteitsbewijs inmiddels verlopen is. Het gaat namelijk om het moment van indiensttreding. Let er verder op dat de kopie een herkenbare foto bevat en dat deze goed leesbaar is. De Belastingdienst stelt verder de volgende eisen:

  • Paspoort: kopie van alle pagina’s waarop informatie staat (kenmerken, stempels, handtekening)
  • Identiteitskaart: kopie van voor- en achterkant
  • Vreemdelingendocument: kopie van alle pagina’s

 

Controleer geldigheid

U bent verplicht de geldigheid van het identiteitsbewijs te controleren. Let daarbij op:

  • de pasfoto,
  • kenmerken (bijvoorbeeld leeftijd en lengte),
  • de handtekening,
  • de nationaliteit,
  • de geldigheid (is de vervaldatum nog niet verstreken?).

 

Werkplekcontrole

Iedereen die zich op de werkvloer bevindt moet zich kunnen identificeren. Dat geldt voor medewerkers, maar ook voor stagiaires, vrijwilligers en inhuurkrachten. U bent verplicht uw medewerkers erop te wijzen dat ze ook tijdens het werk een geldig identiteitsbewijs bij zich moeten hebben. Een rijbewijs is in zo’n geval ook toegestaan. Niet alleen de Belastingdienst maar ook de Arbeidsinspectie (AI), de Vreemdelingenpolitie en het UWV kunnen een werkplekcontrole uitvoeren.

Uitzendkrachten

Ook voor uitzendkrachten geldt dat u als werkgever zelf het identiteitsbewijs van de uitzendkracht moet controleren, maar u hoeft geen kopie te bewaren. Dat is de taak van het uitzendbureau.

 Terug naar overzicht

Section titel

Section content

Wij staan voor u klaar

Wij ondersteunen u graag bij vragen en nuttige informatie voor het gebruik van onze service.

Stuur een mail

Onze klantenservice zit voor u klaar (binnen 1 werkdag een reactie)

Bel 070 335 30 00

Op werkdagen van 08:30 tot 17:30 of laat u terugbellen

Nieuwsbrief

Meld u aan voor de gratis nieuwsbrief