Het Hof in Den Haag heeft onlangs uitspraak gedaan over een situatie waarin de loonadministratie van een werkgever niet voldeed aan de wettelijke voorwaarden. Voor een aantal werknemers had de werkgever verzuimd de identiteit vast te stellen aan de hand van een voorgeschreven document. Volgens het hof op 20 februari 2009 had de belastingdienst dan ook terecht een naheffingsaanslag opgelegd tegen het anoniementarief van 52 procent en de bewijslast omgekeerd. De werkgever kon vervolgens niet aantonen dat de vereiste documenten wel in de administratie aanwezig waren. De conclusie van het hof is niet opmerkelijk, maar bevestigt weer eens dat het niet op orde hebben van de loonadministratie een aanzienlijk risico met zich brengt.

Identiteitsbewijs
Werkgevers moeten in de loonadministratie van elke werknemer in ieder geval een kopie van het identiteitsbewijs en een volledig ingevulde en ondertekende gegevensopgaaf loonheffingen (de vroegere loonbelastingverklaring) op te nemen. Ten aanzien van het identiteitsbewijs is daarbij van belang dat goed wordt gecontroleerd of het document echt is, of dit geldig is op het moment van indiensttreding en is voorzien van de handtekening van de werknemer. Voor de controle op de echtheid van het identiteitsbewijs is het van groot belang dat de werkgever zelf de kopie maakt en niet volstaat met het opvragen van een kopie bij de werknemer.

Naast de genoemde documenten die verplicht in de loonadministratie moeten worden opgenomen, zijn verder documenten vereist voor een aantal specifieke situaties.

Verklaring geen privegebruik
Voor werknemers die in een auto van de zaak rijden en de ‘verklaring geen privegebruik’ bij de belastingdienst hebben aangevraagd, moet de werkgever een kopie van deze verklaring in de administratie op te nemen.

Verklaring arbeidsrelatie
Hetzelfde geldt voor de verklaring arbeidsrelatie (VAR) voor personen die werkzaamheden als zelfstandige verrichten. Alleen indien u als opdrachtgever een kopie van een geldige VAR-winst uit onderneming of VAR-inkomsten voor rekening en risico van een vennootschap van de zelfstandige kunt overleggen, tezamen met een kopie van een geldig identiteitsbewijs, bent u als opdrachtgever gevrijwaard van het inhouden en afdragen van loonheffingen en de inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet.

Bron: PricewaterhouseCoopers Belastingnieuws

 Terug naar overzicht

Section titel

Section content

Wij staan voor u klaar

Wij ondersteunen u graag bij vragen en nuttige informatie voor het gebruik van onze service.

Stuur een mail

Onze klantenservice zit voor u klaar (binnen 1 werkdag een reactie)

Bel 070 335 30 00

Op werkdagen van 08:30 tot 17:30 of laat u terugbellen

Nieuwsbrief

Meld u aan voor de gratis nieuwsbrief